www.hrtothai.com

  • You are here :  
  • Human Resource
  • HR Management
  • การบริหารงานบุคคลบนพื้นฐาน ระบบ ISO (ตอนที่ 2)
การบริหารงานบุคคลบนพื้นฐาน ระบบ ISO (ตอนที่ 2)
ผู้เข้าชม : 2898

     การบริหารงานบุคคลบนพื้นฐานของความสามารถในงานสำหรับระบบ ISO (ตอนที่ 2)

(COMPENTENCY-BASED ON HR FOR ISO IMPLEMENTATION)

ทำไม HR จึงมีความสำคัญต่อระบบ ISO

      คงปฏิเสธไม่ได้ว่าการบริหารคนภายในองค์กรเป็น “ ศาสตร์ ” และ “ ศิลป์ ” และที่สำคัญคือไม่สามารถก็อปปี้จากบริษัทหนึ่งไปใช้อีกบริษัทหนึ่งได้โดย สมบูรณ์ และเช่นเดียวกัน ระบบ ISO ก็ไม่สามารถก็อปปี้ได้เช่นกันเพราะทุกบริษัทจะมีลักษณะเฉพาะตัวที่แตกต่าง กันโดยเฉพาะเรื่องของคนและวัฒนธรรมองค์กร (Corporate culture)

      หากท่านใดกำลังเข้าใจว่า ระบบ ISO จะต้องเน้นเรื่องเอกสารเป็นหลัก ก็กำลังเข้าใจผิด เพราะระบบ ISO ที่นำมาใช้ในปัจจุบันได้ลดหย่อนเรื่องของการจัดทำระเบียบปฏิบัติการ วิธีปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรลงมาก ยกตัวอย่างเช่น ISO 9001:2000 บังคับให้มีระเบียบปฏิบัติงาน (Documented procedure) เพียงแค่ 6 เรื่องเท่านั้น แต่ที่หลายๆบริษัทมักจะเขียนระเบียบปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยเหตุผล หลักๆคือ “ ขลัง ” และ “ กันลืม ” ที่ว่าขลัง นั้น เพราะเมื่อไรระเบียบปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษรต้องเข้าเป็นเอกสารควบคุม ต้องมีลายเซ็นผู้อนุมัติกำกับ แต่ก็ลืมไปว่า บางครั้งเขียนอะไรที่ผูกมัดการทำงานจนทำให้จะทำอะไรก็ดูเหมือนจะยุ่งยาก ลำบากไปเสียหมด ไม่ทำตามที่เขียนก็ผิด ทำไม่ถูกขั้นตอนก็บกพร่อง แก้ไขอะไรนิดอะไรหน่อยก็ยุ่งยาก แล้วยิ่งเป็นงาน HR ด้วยแล้วยิ่งมีเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเป็นจำนวนมาก จน HR หลายคนมักจะถอดใจ

     ดังนั้น คนทำระบบต้องกลับมาทบทวนกันใหม่ว่า ระบบนั้น คนเป็นคนกำหนด ทำไมจะแก้ไขปรับปรุงไม่ได้ ถึงอย่างไรก็ตาม แม้จะไม่เน้นที่ระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่ก็ต้องมีหลักฐานประกอบเวลาถูกตรวจและสิ่งที่จะตรวจได้ง่ายเห็นได้ชัดเจน ก็ต้องเป็นบันทึก และตัว “ บันทึก ” เป็นเรื่องที่ทำให้ HR หลายคนปวดหัวมาแล้วเพราะจะจัดเก็บอย่างไร นานแค่ไหน ตอบได้ง่ายๆว่าจะจัดเก็บอย่างไรก็ได้ที่หยิบค้นง่ายไม่สูญหาย จะจัดเก็บนานแค่ไหนก็ให้ยึดถือตามกฎหมายเป็นหลัก ถ้ากฎหมายไม่ได้บัญญัติไว้ชัดเจนก็ให้อิงไปที่ข้อตกลงกับลูกค้า ถ้าข้อตกลงกับลูกค้าไม่ได้ระบุไว้ก็แล้วแต่ความเหมาะสม ทั่วไปก็เพียงแค่ 1 ปี

ปัจจัย ที่ทำให้ระบบ ISO ให้ความสำคัญกับงาน HR (5C"s)

     •  ลูกค้า (Customer)

     •  ความมุ่งมั่น (Commitment)

     •  การสื่อสาร (Communication)

     •  ความสามารถในงาน (Competence)

     •  การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continual improvement)

ลูกค้า (Customer)
      ระบบบริหารงาน ISO 9001:2000 ให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากมีข้อกำหนดหลายข้อที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เช่น 5. 2 Customer focus , 7.2 Customer-related process , 8.2.1 Customer satisfaction เป็นต้น ถ้าถามว่าแล้วลูกค้าไปเกี่ยวข้องกับงาน HR อย่างไร ต้องกลับไปนิยามของคำว่าลูกค้า ตามความหมายของ ISO ก่อนว่า คืออะไร ISO 9000:2000 บอกว่า ลูกค้าหมายถึงองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับผลิตภัณฑ์ แล้วยังขยายต่อไปว่าลูกค้าจะเป็นลูกค้าภายในหรือลูกค้าภายนอก (3 .3.5 Customer : Organization or person that receives a product. NOTE : A customer can be internal or external to the organization.)

      ด้วยเหตุนี้ เมื่อลูกค้าภายนอกที่ซื้อสินค้าต้องการคุณภาพ บริษัทก็ต้องพนักงานที่มีความรู้ความสามารถ มีทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสมที่น่าจะเชื่อได้ว่าสามารถผลิตงานที่มี คุณภาพตามความต้องการของลูกค้าได้ และย่อมเป็นแรงผลักดันทางอ้อมให้บริษัทต้องจัดระเบียบองค์กรและเตรียมการฝึก อบรมที่เหมาะสมแก่พนักงาน


ความมุ่งมั่น (Commitment)
      ดูเหมือนคำว่า “ ความมุ่งมั่น (Commitment)” ที่บริษัทหลายท่านมักจะเน้นไปที่ผู้บริหารเป็นส่วนใหญ่ เพราะไปติดกับข้อกำหนดของ ISO 9001:2000 – ข้อที่ 5.1 Management commitment ซึ่งก็ไม่ผิด แต่ commitment ในความหมายของ ISO กินความรวมไปถึงพนักงานทุกระดับชั้นตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงสุดไปจนถึง พนักงานระดับล่างสุด เพราะอะไรหรือครับ ก็เพราะว่าหากพนักงานไม่มีความตั้งใจไม่มีความมุ่งมั่นในการจัดทำหรือรักษา ระบบ ISO ก็ยากที่จะประสบผลสำเร็จ นอกจากนั้น ความมุ่งมั่นยังก่อให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า “ จิตสำนึก (awareness)” ที่ ISO ทุกระบบจะกำหนดไว้ชัดเจน แต่เป็นเรื่องที่วัดกันได้ยาก พึงสังเกตได้จากพฤติกรรมของผู้บริหารและพนักงานในองค์กรเป็นหลัก

      ไม่เพียงเท่า นั้น ความมุ่งมั่นย่อมนำมาซึ่งการมีส่วนร่วมของพนักงานอันเป็นเสมือนกุญแจความ สำเร็จของ ISO ทุกระบบเลยทีเดียว แต่ถึงแม้ ISO จะบอกว่าทุกคนต้องมีส่วนร่วม แต่ผู้บริหารเป็นผู้กำหนดนโยบายและสนับสนุนทรัพยากรต่างๆ ISO จึงบังคับให้ผู้บริหารระดับสูงต้องมีความมุ่งมั่นเป็นพิเศษ คำว่าทรัพยากรตามความหมายของ ISO จะรวมไปถึงทรัพยากรบุคคลด้วย ซึ่งแน่นอนว่าฝ่าย HR ย่อมต้องรับภาระในการบริหารงานบุคคล ตั้งแต่การรับสมัคร การคัดเลือก การปฐมนิเทศน์ การฝึกอบรม การปรับย้ายตำแหน่งและต้องดูแลพนักงานไปจนกว่าจะพ้นไปจากบริษัท ลองนึกดูว่าหากฝ่าย HR ไม่มีความมุ่งมั่นในการบริหารงานบุคคลดังกล่าว บริษัทจะสามารถประสบผลสำเร็จในการนำระบบ ISO ไปใช้หรือรักษาระบบ ISO ได้หรือไม่ HR จึงมีความสำคัญมากในการช่วยผลักดันระบบ ISO ให้ประสบความสำเร็จ

การสื่อสาร (Communication)
      ในระบบของ ISO จะพูดถึงการสื่อสารเป็น 2 ทาง คือการสื่อสารภายในองค์กร และการสื่อสารสู่ภายนอกองค์กร ถ้าเป็นการสื่อสารภายในจะใช้ช่องทางไหนก็ได้ที่ให้พนักงานรับรู้ เรื่องที่จะสื่อสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรมของ ISO เช่น นโยบายคุณภาพ นโยบายสิ่งแวดล้อม การสร้างจิตสำนึก ประเด็นปัญหาสิ่งแวดล้อม อันตรายและความเสี่ยงของการทำงาน ฯลฯ ตามที่ระบุไว้ในข้อกำหนดของ ISO นั้นๆ แต่ถ้าเป็นการสื่อสารภายนอก ส่วนใหญ่ปัจจุบันจะใช้ช่องทางผ่านทางเว็ปไซท์ขององค์กร หรือหนังสือรายงานประจำปี เป็นหลัก เนื้อหาภาคบังคับ ต้องเป็นเรื่องการเผยแพร่นโยบายคุณภาพ ตาม ISO 9001:2000 นโยบายสิ่งแวดล้อม ตาม ISO 14001 ส่วนเรื่องอื่นๆขึ้นอยู่กับองค์กรว่าจะเผยแพร่หรือไม่

      อนึ่ง ตามข้อกำหนดของ ISO 14001 version ใหม่ ที่จะประกาศใช้เร็วๆนี้ คาดว่า มีข้อกำหนดใหม่ที่จะให้องค์กรตัดสินใจเองว่า จะเผยแพร่ประเด็นปัญหาสิ่งแวดล้อมที่มีนัยสำคัญ (Significant environmental aspects) แก่สาธารณะหรือไม่ ถ้าคิดจะเผยแพร่ก็ให้เป็นลายลักษณ์อักษร และต้องกำหนดวิธีการที่จะเผยแพร่ให้ชัดเจนด้วย


ที่มา : http://www.hrcenter.co.th/

Tools

ขนาดตัวอักษร

Share

ส่ง Email พิมพ์หน้านี้

บทความในหมวดหมู่เดียวกัน

เว็บไซต์เแนะนำ